En México se pierde información —histórica y reciente— en medio de montañas de papel generadas por la desorganización burocrática.

Actas, expedientes criminales y contratos que pueden desvelar un acto de corrupción de un gobernante son algunos de los documentos que pueden ser extraviados o eliminados debido a que existe una alta vulnerabilidad en los archivos del país, esencialmente en niveles estatales y municipales, explica la doctora Alejandra Ríos Cázares, catedrática del Centro de Investigación y Docencia Económicas (CIDE).


Ríos Cázares dice que a nivel federal existen casos ejemplares como el Archivo General de la Nación (AGN), que cuenta con un edificio completamente acondicionado para el resguardo de documentos. Sin embargo, a nivel local, los archivos están muy lejos de ser un buen modelo, pues más bien se trata de casas, bodegas y lugares olvidados dentro de oficinas públicas donde los oficios están expuestos a altas temperaturas, humedad, polvo, tierra y donde no hay extintores de fuego, ni detectores de humo, tampoco un programa de protección civil.

¿Por qué es importante tener en orden los archivos?

La catedrática del CIDE nos explica que los actos relevantes de funcionarios son asentados en documentos, pero si estos desaparecen en los archivos entonces no solo perdemos parte de la historia, sino que también se afectan los procesos de rendición de cuentas y toma de decisiones.

“Un archivo desorganizado es un archivo inexistente. Un oficio se puede perder en esta desorganización. Y no es que no exista, sino que a veces es muy complicado localizarlo, y debido a ello —cuando los ciudadanos hacen peticiones vía Transparencia— se usa el término de inexistente o ilocalizable”, asegura Alejandra Ríos, quien ha visitado archivos federales, estatales y municipales en su calidad de investigadora.

Ella también documentó que en los archivos estatales y municipales no cuentan con personal capacitado. Algunos de los trabajadores llegaron a esa área en “forma de castigo” e incluso hubo quienes solo contaban con educación básica. Esta situación ha desencadenado que no existían criterios para la regulación documental.

Un archivo del Poder Judicial estatal es una bodega rentada, la cual no cuenta con salida de emergencia, lo que pone en riesgo a los trabajadores. Foto: Alejandra Ríos Cázares
Un archivo del Poder Judicial estatal es una bodega rentada, la cual no cuenta con salida de emergencia, lo que pone en riesgo a los trabajadores. Foto: Alejandra Ríos Cázares

“A nivel municipal encontramos que no hay perfil (de archivista), duran poco y rotan mucho”, agrega Ríos Cázares, quien escribió el estudio Gestión documental, archivos gubernamentales y transparencia en México.

El reto de ordenar las montañas de papel

El pasado 15 de junio se publicó en el Diario Oficial de la Federación la Ley General de Archivos, la cual entrará en vigor en 2019 y pretende homologar los criterios de resguardo de documentos en todos los niveles.

Esta nueva legislación fue impulsada en gran medida por organizaciones civiles, como la Red de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la cual tuvo foros con los legisladores donde expertos informaron la importancia de la gestión documental.

Un archivo municipal en el estado de Tamaulipas que fue afectado por un huracán. Foto: Alejandra Ríos Cázares
Un archivo municipal en el estado de Tamaulipas que fue afectado por un huracán. Foto: Alejandra Ríos Cázares

María de las Mercedes de Vega Armijo, directora del Archivo General de la Nación (AGN), también fue otra de las voces que desde 2016 pidió “políticas públicas que impidan que el Estado mexicano siga perdiendo información y que los archivos se les reconozca como un valor fundamental de las instituciones”.

Fue gracias a ese empuje que se logró esta legislación; sin embargo, se enfrenta a grandes retos, pues ahora el Archivo General de la Nación se transformará en un organismo descentralizado y tendrá entre sus nuevas tareas organizar y homologar los archivos de los sujetos obligados de los tres poderes, tres niveles de gobierno en las 32 entidades federativas. Es decir, poner orden a todas las montañas de papel que existen en el país.

El desafío es colosal, pues se trata de ordenar décadas de la historia mexicana, explica Mercedes de Vega en una columna de El Universal donde habla de que ahora los archivistas locales y el AGN tienen que “combatir el rezago en los archivos y colocar la materia en el nivel de importancia que tiene para la salud de la democracia del país”.